Blog 05.18: Een open kantoor werkt wél!

HET IDEALE KANTOOR

Hoe ziet de toekomst van onze kantoorinrichting eruit? Welke ontwikkelingen zijn er en waar staan we nu? John Venneman, creatief brein van Human-Space, deelt in een regelmatig verschijnende blog zijn visie en ervaringen als ‘inrichtingsprofessional’.

 

Een open kantoor werkt wél!

…mits aan de goede voorwaarden wordt voldaan.

 

Foto: Het hoofdkantoor van  Facebook in California.  Een voorbeeld van visuele en auditieve chaos en het volledig ontbreken van eigen privacy.

 

In augustus 2017 verscheen in de NRC een reportage over het nieuwe hoofdkantoor van Apple, met als kop: ‘een kantoor om hoofdpijn van te krijgen’. Het was er een in een stroom van negatieve publicaties over het open kantoor, het afgelopen jaar. Eerder was in het AD een artikel te lezen van Wim Pullen/ CfPB: ‘De kantoortuin…die kan in 2017 écht niet meer’. In oktober, opnieuw in de NRC, viel over het open kantoor te lezen: ‘Hier moet je schreeuwen om rust’ Ik heb daar wel iets tegenin te brengen, zoals de kop van deze blog al verraadt.

In de genoemde krantenpublicaties worden als nadelen van het open kantoor genoemd:

  • Geen auditieve en visuele privacy.
  • Onmogelijk om geconcentreerd te werken.
  • Er wordt geen rekening gehouden met persoonlijkheidskenmerken.
  • Geen controle over instellingen licht en temperatuur.

Een argument is dat een open kantoor toegepast wordt omdat het ‘hip’ zou zijn. ”We willen transparant zijn als organisatie”. Maar ondertussen is de mening ‘dat het werkt’ verdwenen en wil men weer ouderwets een kamerkantoor. Maar er is hopelijk toch wel iets geleerd van de kantoortuin in de jaren zeventig? We weten toch inmiddels wel dat een open kantoor niet werkt, als je die anno 2018 nog net zo in elkaar knutselt als dertig jaar geleden?

KAMERKANTOOR ALS ALTERNATIEF?

Het hebben van een eigen kantoor, een ‘kamerkantoor’, is ineens terug als ideaalbeeld, een droom. Een kantoor waarvan de deur gesloten kan worden als dat gewenst is. Een rustige eigen plek waar men zich veilig voelt en waarover men controle heeft.

Stel dat de vraag naar het ‘kamerkantoor’ gehonoreerd wordt?  Wat zijn dan de consequenties?

Een kamerkantoor kost in ieder geval heel veel meer vierkante meters.Door de gebouwstructuren kunnen niet overal wanden geplaatst worden waardoor er netto zeker 1,5 maal zoveel ruimte gebruikt wordt dan strikt nodig. En er is veel meer ruimte nodig voor gangen omdat deze niet gecombineerd kunnen worden met de ruimte rondom de werkplekken.

Daarnaast is ook meer materiaal nodig om de wanden te maken. Met daarin meestal opgenomen een zeer inflexibele installatie die het duur maakt om de wanden te verplaatsen. Een wand verplaatsen is zelfs duurder dan een wand bouwen!

Consequentie voor de organisatie is dat, naast de goede concentratiemogelijkheden, de communicatie tussen collega’s bewezen slechter wordt door het gebruik van een kamerkantoor.

Dus, als ik het even samenvat: Er zijn meer vierkante meters nodig; het is fors duurder; een kamerkantoor is inflexibel, minder duurzaam en ook nog eens slecht voor de communicatie. Dat lijkt mij niet de ideale kantoorvorm waarnaar we op zoek zijn!

 

DE OPTIMALE KANTOORVORM

Wat is dan wél de optimale kantoorvorm?

Dat is wel degelijk een open kantoor. Maar dan moeten er wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

  • Onderzoek eerst welke activiteiten verricht worden in het kantoorgebouw en biedt hier voldoende faciliteiten voor, ook voor geconcentreerd werken. Het activiteit-gerelateerd-werken heeft als effect dat kantoorwerkers in beweging komen wat goed is voor de gezondheid en de informele contacten tussen collega’s
  • Ga uit van de cultuur en persoonstypen bij het bepalen van de mix en uitvoering van de verschillende werkplektypen.
  • Zorg ervoor dat open werkplekken zo gesitueerd zijn dat de onbewuste beleving positief is, dus met rugdekking en een eigen territorium, ook al is het een flexplek.
  • Zorg voor een optimale akoestiek in de kantooromgeving door de juiste keuze van plafond, vloer en akoestische scheidingswanden.
  • Maak gebruik van de mogelijkheden die de huidige techniek biedt om binnen marges licht, lucht en techniek op de werkplek persoonlijk in te stellen. En als laatste:
  • Ga uit van de menselijke maat. En dat is zeker niet het Facebook kantoor, dat met een oppervlakte van 4 hectare en een lengte van 4,5 kilometer dan wel het grootste open kantoor ter wereld is, maar een ramp om in te werken.

Uiteindelijk gaat het om het zoeken naar de balans tussen het open (communicatie) en gesloten kantoor (concentratie). En dat is een open kantoor met de juiste faciliteiten!

 

John Venneman/ Human-Space | 21 jan. 2018 | Beeld: Facebook Menlo Park, California | Eindredactie Buurman Schrijfwerk

 

Pin It